Groot evenement

Een evenement is een voor publiek toegankelijke activiteit van vermaak. Iedereen kan een evenement organiseren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een braderie, festival of optocht. Ook als de activiteit op eigen terrein plaatsvindt, kan er sprake zijn van een evenement. Wanneer een activiteit op eigen terrein plaatsvindt én besloten is, is er geen sprake van een evenement. Let op: Valt uw evenement onder de voorwaarden van een klein evenement? Dan moet u een melding doen. Valt uw evenement niet onder de voorwaarden van een klein evenement? Dan moet u een evenementenvergunning aanvragen.

Online regelen

Omschrijving

Evenementen zijn ingedeeld in categorieën. Hoe groter de impact of het risico van een evenement, hoe zwaarder de eisen aan de aanvraag.

Categorie A (laag-risico evenement): beperkt aantal bezoekers, nauwelijks verkeersmaatregelen, geen of zeer beperkte risico’s.
Categorie B (gemiddeld-risico evenement): meer bezoekers, invloed op verkeer, extra veiligheidsmaatregelen nodig.
Categorie C (hoog-risico evenement): grote bezoekersaantallen, meerdere dagen of ingrijpende impact op omgeving. Hier gelden uitgebreide indieningsvereisten, waaronder een uitgebreid veiligheids- en verkeersplan.
 
Welke categorie voor uw evenement geldt, staat in het toetsingskader Evenementen gemeente Rijswijk 2024. Bij de beoordeling van uw evenement wordt uitgegaan van de risico’s en impact van het evenement. De omvang van het evenement is hierbij niet doorslaggevend. Een evenement kan bijvoorbeeld in omvang klein zijn, maar toch grote risico’s of een grote impact hebben. In dat geval kan het evenement alsnog worden aangemerkt als een B- of C-evenement.

Let op: valt uw evenement onder de voorwaarden van een melding klein eendaags evenement? Dan is een melding doen voldoende en heeft u geen vergunning nodig. U kunt de voorwaarden controleren en een melding doen via de volgende pagina: klein evenement.

Waar moet u aan denken voordat u een evenement organiseert?

1. Omgevingsplan
De locatie van een groter evenement moet passen binnen het omgevingsplan. Past het gebruik niet, dan is een omgevingsvergunning voor afwijkend gebruik nodig. Een omgevingsvergunning kunt u aanvragen via het Omgevingsloket. 
 
2. Brandveiligheid
Voor evenementenlocaties zonder specifieke brandveiligheidseisen gelden de regels van het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (Bgbop). U moet altijd aan deze regels voldoen. Bij de beoordeling van uw evenementenvergunning worden deze voorschriften meegenomen.
 
3. Tijdelijke bouwwerken
U moet een melding brandveilig gebruik doen, als in een tijdelijk bouwwerk één van de volgende situaties geldt:
  • er kunnen meer dan 150 personen tegelijk aanwezig zijn;
  • er verblijven meer dan 10 kinderen onder de 12 jaar;
  • er verblijven meer dan 10 personen met een lichamelijke of verstandelijke beperking;
  • er verblijven bedrijfsmatig of voor verzorging meer dan 10 personen ’s nachts.
Een melding doet u via het Omgevingsloket.
 
4. Communicatie met omgeving
Bewoners en bedrijven in de omgeving moeten tijdig geïnformeerd worden over het evenement. Hoe u dit doet (bijvoorbeeld per bewonersbrief, digitale nieuwsbrief of andere communicatiemiddelen) neemt u op in het veiligheidsplan.
 
5. Alcohol
In uw aanvraag geeft u aan of er wel of geen alcohol wordt geschonken.
  • Heeft de locatie geen alcoholwetvergunning? Dan moet u voor het schenken van zwak-alcoholhoudende drank een ontheffing (artikel 35 Alcoholwet) aanvragen.  

Welke documenten dient u aanvullend aan te leveren?

Naast de gegevens die in het online vragenformulier worden opgevraagd, kan er aanvullende informatie worden opgevraagd, zoals een situatietekening op schaal, een veiligheidsplan of een verkeersplan. 
 
Evenemententerrein
U moet een plattegrond op schaal van het terrein indienen, voorzien van een duidelijke legenda. Hierop staan álle objecten en voorzieningen, zoals:
  • centrale ingang(en), hekwerk/hekkenplan;
  • podia, tenten, kramen;
  • toiletten, EHBO-posten, catering;
  • geluidsinstallaties, aggregaten en overige techniek;
  • doorrijroutes hulpdiensten en calamiteitenroutes.
 
Veiligheid 
U als organisator heeft de verplichting om alle noodzakelijke voorzorgsmaatregelen te nemen om schade aan personen en goederen te voorkomen. Om duidelijk te hebben hoe dit geregeld wordt, dient u een veiligheidsplan in. 
Het veiligheidsplan moet in gaan op de volgende onderwerpen:
• Algemeen informatie
• Verantwoordelijkheden
• Hoofd Coördinatie
• Beveiliging
• EHBO incl. inzetplan
• Brandpreventie
• Nooduitgangen
• Calamiteiten/risicoanalyse
• Calamiteitenoefening
• Interne communicatie
• Verkeersmaatregelen
• Herkenbaarheid en toegangsbeleid (incl. huisregels).
 
Verkeers- en bereikbaarheid
Zijn er verkeersmaatregelen nodig, dan levert u altijd een verkeersplan aan. Dit geldt o.a. bij:
  • een optocht;
  • (gedeeltelijke) afsluiting van een straat of weg;
  • het innemen van parkeerplaatsen;
  • het instellen van een omleiding;
  • de inzet van verkeersregelaars.
In het verkeersplan neemt u o.a. op: bordenplan (CROW-richtlijnen), afsluitingen, omleidingsroutes, inzet verkeersregelaars en borging van bereikbaarheid voor bewoners, bedrijven, hulpdiensten en OV. Voor maatregelen “op of aan de weg” kan een verkeersbesluit nodig zijn.

Hoelang gaat het duren?

De gemeente beslist binnen 12 weken na ontvangst op uw aanvraag. Deze termijn mag eenmaal verlengd worden.

Kosten

Voor de behandeling van een evenementenvergunning, andere vergunningen en eventuele ontheffingen worden leges in rekening gebracht. Het actuele overzicht vindt u in de legesverordening Gemeente Rijswijk.

Contact

Neem voor meer informatie contact op met Team Vergunningen APV & Bijzondere Wetten via vergunningenapv@rijswijk.nl.

Wet- en regelgeving