Privacyverklaring Handhaving Leegstandsverordening en leegstandsregister

FAQ specifieke privacyverklaring

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Bij de uitvoering van de Leegstandsverordening kunnen wij persoonsgegevens verwerken van:

• eigenaren van woningen die onder de Leegstandsverordening vallen; 
• beheerders of vertegenwoordigers van eigenaren; 
• personen die namens een eigenaar contact hebben met de gemeente, bijvoorbeeld in het 
  kader van een leegmelding, overleg of handhavingsprocedure; 
• personen die een melding of signaal over mogelijke leegstand aan de gemeente verstrekken; 
• andere natuurlijke personen van wie persoonsgegevens noodzakelijk onderdeel zijn van een 
  dossier, bijvoorbeeld omdat zij worden genoemd in correspondentie, documenten of 
  processtukken.

Wij verwerken persoonsgegevens van andere personen alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de 
uitvoering van onze wettelijke taak en daarvoor een geldige juridische grondslag bestaat. 

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de taken en bevoegdheden van de gemeente op grond van de Leegstandsverordening Rijswijk 2026. Welke gegevens wij verwerken, hangt af van uw rol en van de situatie.

Gegevens van eigenaren, vertegenwoordigers en contactpersonen

Wij kunnen onder meer de volgende gegevens verwerken:

• naam;
• adres; 
• contactgegevens, zoals telefoonnummer en e-mailadres, voor zover noodzakelijk voor 
  communicatie;
• gegevens over de relatie tot de woning, zoals de hoedanigheid van eigenaar, beheerder of 
  vertegenwoordiger.

Gegevens over de woning

Wij kunnen gegevens verwerken over de woning waarop de leegstandsverordening betrekking heeft, zoals:

• het adres van de woning;
• de kadastrale aanduiding; 
• gegevens over de oppervlakte; 
• het bouwjaar; 
• de gebruiksbestemming; 
• de datum waarop de leegstand is aangevangen; 
• de reden van de leegstand; 
• gegevens over de actuele gebruikssituatie.

Sommige van deze gegevens zijn geen persoonsgegevens. Zij kunnen echter onderdeel uitmaken van een dossier waarin ook persoonsgegevens worden verwerkt.

Bijzondere categorieën persoonsgegevens

De reden van leegstand kan in sommige gevallen indirect gevoelige informatie bevatten, bijvoorbeeld wanneer leegstand samenhangt met een faillissement of persoonlijke omstandigheden. Dit betreft dan mogelijk bijzondere categorieën persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG. Wij verwerken dit soort gegevens alleen wanneer dit onvermijdelijk onderdeel is van een dossier en noodzakelijk is voor de uitvoering van onze wettelijke taak. Deze gegevens worden niet verder 
gebruikt dan strikt noodzakelijk, zijn onderworpen aan extra toegangsbeperking, en worden niet 
gebruikt als zelfstandige grond voor een besluit zonder dat de betrokkene daarover is gehoord. 

Dossier- en handhavingsgegevens

Afhankelijk van de situatie kunnen wij ook verwerken:

• leegmeldingen en bijbehorende documenten;
• correspondentie;
• verslagen van overleg;
• gegevens uit toezicht en inspecties;
• besluiten en andere relevante processtukken;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor bezwaar, beroep of andere juridische procedures.

Wij verwerken geen persoonsgegevens die niet noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij worden 
verzameld of gebruikt.

Gegevens uit gemeentelijke registraties en basisregistraties

Voor de uitvoering van onze wettelijke taken kunnen wij, voor zover wij daartoe bevoegd zijn, gegevens raadplegen uit gemeentelijke registraties en andere relevante basisregistraties, zoals de Basisregistratie Personen (BRP) en de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). Wij raadplegen alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel en beoordelen vooraf of de gemeente bevoegd is om deze gegevens voor dat doel te gebruiken. Een digitaal signaal of een gegevensmatch wordt niet zelfstandig gebruikt om vast te stellen dat sprake is van leegstand of om een handhavingsbesluit of sanctie op te leggen. Een bevoegde medewerker beoordeelt altijd de relevante feiten en omstandigheden voordat een besluit wordt genomen (zie ook paragraaf 8).

Herkomst van de persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens verkrijgen uit verschillende bronnen. Dit kan onder meer gaan om 
gegevens:

• die u zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld bij een leegmelding; 
• die wij rechtmatig kunnen raadplegen in gemeentelijke registraties en basisregistraties; 
• die afkomstig zijn van het Kadaster, voor zover noodzakelijk voor het vaststellen van eigendom of andere relevante vastgoedgegevens; 
• die worden verkregen tijdens toezicht en inspecties; 
• die zijn opgenomen in correspondentie, meldingen of andere documenten die wij ontvangen in het kader van onze wettelijke taak. 

Gegevens die u zelf aan ons verstrekt

Wanneer u persoonsgegevens rechtstreeks aan ons verstrekt, informeren wij u overeenkomstig 
artikel 13 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze privacyverklaring maakt onderdeel uit van die informatievoorziening.

Gegevens die wij niet rechtstreeks van u ontvangen

Wanneer wij persoonsgegevens niet rechtstreeks van u verkrijgen, informeren wij u overeenkomstig 
artikel 14 AVG, tenzij een wettelijke uitzondering op die informatieplicht van toepassing is. Wanneer een uitzondering wordt toegepast, beoordelen wij zorgvuldig of en wanneer informatie alsnog aan de betrokkene moet worden verstrekt. 

Voor welke doeleinden wij deze gegevens gebruiken?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de Leegstandsverordening Rijswijk 2026 en de daarmee samenhangende wettelijke taken en 
bevoegdheden. Dit kan onder meer nodig zijn voor:

1. het ontvangen en beoordelen van leegmeldingen;
2. het bijhouden en actualiseren van het leegstandsregister;
3. het vaststellen en beoordelen van de situatie van een woning waarvan leegstand is gemeld 
   of geconstateerd;
4. het voeren van overleg met eigenaren of andere betrokkenen;
5. het voorbereiden, nemen en uitvoeren van besluiten op grond van de Leegstandsverordening;
6. het uitvoeren van taken die verband houden met het voordragen van een gebruiker, indien 
   dit in de betreffende situatie aan de orde is;
7. toezicht en handhaving, waaronder het opleggen van een bestuurlijke boete wanneer daarvoor aan de wettelijke voorwaarden is voldaan;
8. het behandelen van bezwaar, beroep, klachten en andere juridische procedures;
9. het informeren van betrokkenen over besluiten en over de verwerking van hun persoonsgegevens. Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met deze doeleinden, tenzij daarvoor een afzonderlijke wettelijke grondslag bestaat.

Wat is de grondslag voor het verwerken van uw gegevens?

De gemeente verwerkt persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een taak van algemeen belang of voor de uitoefening van openbaar gezag. De verwerking is gebaseerd op artikel 6, eerste lid, onder e, AVG. De wettelijke basis voor de uitvoering van deze taak is gelegen in de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder in ieder geval: 

• de Leegstandwet;
• de Leegstandsverordening Rijswijk 2026;
• andere wettelijke bepalingen die de gemeente bevoegdheden geven voor de uitvoering, het 
  toezicht en de handhaving van deze taak.

Voor iedere verwerking en iedere gegevensbron beoordeelt de gemeente of zij bevoegd is om de 
betreffende persoonsgegevens te verwerken en of de verwerking noodzakelijk is voor het doel. 

Geautomatiseerde verwerking, profilering en beveiliging

Geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming

De gemeente neemt in het kader van deze verwerking geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd 
op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Een geautomatiseerde gegevensmatch of een ander digitaal signaal kan worden gebruikt als hulpmiddel om mogelijke leegstand te signaleren. Een dergelijk signaal leidt echter niet zelfstandig tot een besluit, opname in het leegstandsregister of een bestuurlijke sanctie. Een bevoegde medewerker beoordeelt altijd de relevante feiten en omstandigheden voordat een besluit wordt genomen. De gemeente gebruikt voor deze verwerking geen profilering in de zin van de AVG.

Toegang tot persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor medewerkers die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden. De gemeente richt de toegang in volgens het principe van minimale toegang en het need-to-know principe.

Juistheid en actualiteit

De gemeente neemt redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens die worden 
gebruikt voor de uitvoering van de gemeentelijke taak juist en actueel zijn. Wanneer blijkt dat gegevens onjuist of onvolledig zijn, worden deze waar nodig gecorrigeerd of aangevuld.

Beveiligingsmaatregelen

De gemeente neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder toegangsbeveiliging, 
versleuteling waar van toepassing, en periodieke controle van de beveiligingsmaatregelen. 

Met wie delen wij persoonsgegevens?

De gemeente kan voor de uitvoering van haar taken gebruikmaken van externe dienstverleners, 
bijvoorbeeld voor ICT, hosting of digitale dienstverlening. Wanneer deze partijen persoonsgegevens namens de gemeente verwerken, zijn zij verwerker in de zin van de AVG. Met deze verwerkers maakt de gemeente afspraken overeenkomstig artikel 28 AVG. Verwerkers mogen persoonsgegevens uitsluitend verwerken volgens de instructies van de gemeente en moeten passende beveiligingsmaatregelen treffen.

De gemeente kan persoonsgegevens daarnaast verstrekken aan andere ontvangers wanneer 
daarvoor een wettelijke grondslag bestaat of wanneer de gemeente daartoe wettelijk verplicht of 
bevoegd is. Afhankelijk van de situatie kan het daarbij bijvoorbeeld gaan om: 

• de rechtbank of andere rechterlijke instanties, in het kader van bezwaar, beroep of een 
  gerechtelijke procedure; 
• de Autoriteit Persoonsgegevens, in het kader van toezicht op de naleving van de AVG; 
• andere gemeentelijke afdelingen, voor zover noodzakelijk voor een samenhangende taak, 
  zoals toezicht en handhaving op de openbare orde; 
• toezichthoudende of opsporingsinstanties, indien en voor zover de gemeente daartoe 
  wettelijk verplicht of bevoegd is.

De gemeente verkoopt persoonsgegevens niet en gebruikt persoonsgegevens niet voor commerciële doeleinden.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Op het moment van publicatie van deze privacyverklaring geeft de gemeente in het kader van deze 
verwerking geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of aan internationale organisaties. Wanneer dit in de toekomst verandert, beoordeelt de gemeente vooraf of aan de voorwaarden van hoofdstuk V AVG wordt voldaan. Indien nodig wordt deze privacyverklaring aangepast.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn 
verwerkt. Voor persoonsgegevens die onderdeel uitmaken van gemeentelijke dossiers gelden daarnaast de wettelijke regels over archivering op grond van de Archiefwet en de voor gemeenten toepasselijke selectielijst. De bewaartermijn is afhankelijk van het soort zaak en het betreffende zaaktype uit die selectielijst. Ter indicatie: 

• gegevens die uitsluitend worden gebruikt voor het beoordelen van een mogelijk leegstandssignaal en die niet leiden tot een relevante zaak, worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor dat beoordelingsdoel;
• dossiers die betrekking hebben op leegstand, toezicht en handhaving worden bewaard conform de termijn die de geldende selectielijst voor dat zaaktype voorschrijft;
• dossiers die verband houden met bezwaar of beroep worden bewaard conform de termijn die daarvoor in de selectielijst is opgenomen;
• documenten of dossiers die op grond van de selectielijst als archiefbescheiden met blijvende bewaring zijn aangemerkt, worden overeenkomstig de Archiefwet blijvend bewaard.

Wat zijn mijn rechten?

U heeft op grond van de AVG verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage 
  U kunt vragen welke persoonsgegevens de gemeente van u verwerkt en voor welke doeleinden.
• Recht op rectificatie 
  U kunt vragen om persoonsgegevens die onjuist of onvolledig zijn te corrigeren. 
• Recht op gegevenswissing 
  In bepaalde situaties kunt u verzoeken om uw persoonsgegevens te wissen. 
  Dit recht geldt niet wanneer de gemeente de gegevens bijvoorbeeld moet bewaren voor de 
  uitvoering van een wettelijke taak of vanwege een wettelijke archiefverplichting. 
• Recht op beperking van de verwerking 
  In bepaalde situaties kunt u verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te 
  beperken. 
• Recht van bezwaar 
  Wanneer de gemeente uw persoonsgegevens verwerkt op grond van artikel 6, eerste lid, onder 
  e, AVG, kunt u in bepaalde gevallen bezwaar maken vanwege redenen die verband houden met 
  uw specifieke situatie - bijvoorbeeld wanneer u van mening bent dat de verwerking in uw geval 
  niet noodzakelijk is voor de uitvoering van de gemeentelijke taak. De gemeente beoordeelt een dergelijk bezwaar overeenkomstig artikel 21 AVG. 
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid 
  Het recht op gegevensoverdraagbaarheid is alleen van toepassing wanneer aan de voorwaarden van artikel 20 AVG is voldaan. Bij verwerkingen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een 
  taak van algemeen belang of de uitoefening van openbaar gezag is dit recht in beginsel niet van 
  toepassing.

Beperkingen van rechten

De uitoefening van uw privacyrechten kan in bepaalde gevallen worden beperkt wanneer daarvoor 
een wettelijke grondslag bestaat.

Een verzoek indienen

U kunt een verzoek over uw privacyrechten indienen via de gemeentelijke website of schriftelijk bij 
de Functionaris Gegevensbescherming. Om uw verzoek zorgvuldig te kunnen behandelen, kan de gemeente u vragen aanvullende informatie te verstrekken om uw identiteit vast te stellen. 

Wij reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst van uw verzoek.
Wanneer uw verzoek complex is of wanneer u meerdere verzoeken heeft ingediend, kan deze 
termijn overeenkomstig de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. Wij informeren u in 
dat geval binnen één maand over de verlenging en de reden daarvan. 

Hoe kan ik een klacht indienen?

Heeft u een klacht over de manier waarop de gemeente uw persoonsgegevens verwerkt of over de wijze waarop wij omgaan met uw privacyrechten? Dan kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van de gemeente Rijswijk. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U hoeft daarvoor niet eerst de interne klachtenprocedure van de gemeente te doorlopen.