Opvragen archiefmateriaal

Niet alle informatie is even belangrijk. Bij het bepalen welke informatie uiteindelijk bewaard moet blijven, maken we gebruik van de selectielijst van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). We letten daarbij op: 

• De waarde van de informatie voor de eigen organisatie. 
• Informatie die nodig is om uit te leggen waarom de gemeente bepaalde besluiten heeft genomen aan bv burgers, actiegroepen en journalisten.
• Informatie waaruit later nog bepaalde rechten kunnen worden ontleend zoals bijvoorbeeld contracten, beschikkingen, diploma’s etc.. 
• Informatie die belangrijk is voor toekomstig onderzoek door bv wetenschappers, schrijvers of journalisten.
• Informatie die interessant kan zijn voor mensen die meer willen weten over de geschiedenis van hun eigen familie, stad of streek. 

Bewaartermijnen kunnen kort zijn, bijvoorbeeld een paar jaar. Of langer, zoals tientallen jaren. Als de bewaartermijn voorbij is, moet de gemeente de documenten vernietigen. De kosten lopen anders enorm op en wordt het steeds moeilijker de juiste informatie te vinden. 

Een klein deel van de informatie is belangrijk genoeg om blijvend te bewaren zoals bijvoorbeeld adviezen en rapporten waarop het gemeentelijke beleid gebaseerd is, beleidsstukken, bouwvergunningen en documentatie rondom een bijzondere gebeurtenis of ramp. Deze informatie beland uiteindelijk in ons Stadsarchief (Stadsarchief Delft – Archiefdienst voor de gemeenten Delft, Midden-Delfland, Pijnacker- Nootdorp en Rijswijk). 

Daar zorgen ze ervoor dat ook latere generaties gebruik kunnen maken van de informatie. De algemene regels hiervoor staan in de Archiefwet. Sommige regels zijn verder uitgewerkt in het Archiefbesluit en de Archiefregeling. De informatie die in het Stadsarchief beland is openbaar en kan door burgers worden ingezien.