Projectsecretaris Ingenieursbureau Gemeente Rijswijk

"Als Projectsecretaris binnen de gemeente Rijswijk ben je de spin in het web bij het ondersteunen van complexe en multidisciplinaire projecten."

Wat ga je doen?

Je zorgt ervoor dat projecten soepel verlopen door een breed scala aan organisatorische, administratieve en inhoudelijke taken op je te nemen. Je ondersteunt projectleiders en andere betrokkenen bij het plannen, uitvoeren en monitoren van projecten, waarbij je zorgt voor structuur, overzicht en een efficiënte afstemming tussen alle partijen. Je zult je bezighouden met de volgende taken:

Projectondersteuning 

➡️Verzorgen van de administratieve en organisatorische ondersteuning van projecten.

➡️Opstellen en beheren van projectplanningen, actielijsten, besluitenlijsten en rapportages. 

➡️Bewaken van deadlines, voortgang en budgetten, en signaleren van knelpunten. 

➡️Ondersteunen bij het opstellen van projectdocumentatie zoals projectplannen, begrotingen en evaluatierapporten. 

Communicatie en coördinatie 

➡️Fungeren als aanspreekpunt en schakel tussen projectteamleden, interne afdelingen en externe stakeholders. 

➡️Organiseren en notuleren van projectvergaderingen, workshops en werksessies. 

➡️Bewaken van een heldere en efficiënte communicatie binnen het projectteam en met externe partners. 

➡️Bijdragen aan de voorbereiding van presentaties en communicatie-uitingen over projecten. 

Documentbeheer en administratie 

➡️Beheren van het projectarchief en zorgdragen voor een correcte en overzichtelijke documentatie. 

➡️Bewaken van de naleving van procedures en afspraken binnen het project. 

➡️Bijhouden van risico- en issue-logboeken en toezien op de opvolging van afspraken. 

Inhoudelijke ondersteuning 

➡️Verzamelen, analyseren en verwerken van gegevens die relevant zijn voor het project. 

Jouw team

De gemeente Rijswijk bestaat uit ongeveer 600 collega’s. Jij komt te werken in een team Stadsbeheer dat bestaat uit 35 collega’s verdeeld over het beleidsteam en het ingenieursbureau.

‘Er heerst een prettige en informele sfeer binnen het team en er zijn diverse momenten om met elkaar te sparren. Of het nu gaat om werk of privé, het team kenmerkt zich door oprechte interesse en de bereidheid om elkaar te helpen en kennis en ervaring met elkaar te delen.’ 

Wie ben jij?

Jij kunt je werk goed én met plezier doen als je voldoet aan dit profiel:

➡️Afgeronde MBO of HBO-opleiding in een relevante richting, zoals managementassistent, directiesecretaresse, officemanagement, projectmanagement of een vergelijkbaar vakgebied. 

➡️Aantoonbare ervaring met projectmatig werken, bij voorkeur binnen een gemeentelijke of publieke organisatie. 

➡️Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail. 

➡️Sterk in het bewaken van overzicht en prioriteiten in een dynamische omgeving. 

➡️Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. 

➡️Proactieve, flexibele en samenwerkingsgerichte houding. 

Ons aanbod

• Een uitdagende functie voor 36 uur per week en een bruto maandsalaris van maximaal € 4908  (o.b.v. 36 uur per week); dit komt overeen met functieschaal 9;
• Een jaarcontract met de intentie om bij ons in vaste dienst te komen werken;
• Een vitaliteitsbudget en een individueel keuzebudget voor verschillende doelen naar jouw keuze;
• Flexibiliteit om te werken waar je nodig bent en waar jij dat wil.

Groei met ons mee! 

Onze stad groeit. Er komen steeds meer inwoners bij. Ons dienstenpakket wordt groter en veranderingen gaan steeds sneller. Hierdoor zijn wij als organisatie volop in beweging. Jouw ideeën en kennis kunnen we hierbij goed gebruiken. 

In onze organisatie:
✅ Ben jij welkom met jouw ideeën en kennis
✅ Stimuleren wij een inclusieve (werk)cultuur
✅ Krijg je ruimte om je persoonlijk en professioneel verder te ontwikkelen

Lees hier wat onze collega’s zelf vertellen over onze gemeente:  https://www.rijswijk.nl/boegbeelden 

Interesse?

Wil je meer weten over deze functie? Neem dan contact op met Kees van Schieveen via: 14070. 
De sluitingsdatum is in principe 15 oktober, maar hebben we echter eerder een geschikte kandidaat gevonden dan sluit de reactietermijn eerder.

Is dit de functie die bij je past? Solliciteer zo snel mogelijk via de sollicitatiebutton.