VR 19 040 D66 - Subsidieverstrekking en toetsing voorwaarden

Het college heeft het concept van de nieuwe subsidieverordening met de Raad gedeeld. Naar aanleiding van de bespreking van dit concept en de voorbereiding op de bespreking van de begroting 2020 dit najaar en de verantwoording over 2018 en 2019 heeft D66 Rijswijk nog de volgende vragen ten behoeve van het inzicht in de subsidieverstrekking door de gemeente Rijswijk.

1. Het overzicht van verstrekte subsidies wordt achteraf als pdf op de website geplaatst. Op dit moment is slecht 2017 publiek toegankelijk. Hoe ziet het proces

eruit om tot nieuwe publicatie op de website te komen? Wanneer wordt 2018 gepubliceerd?

2. Maakt het college een overzicht / register intern van verstrekte subsidies voor 2019?

3. Op welke wijze en op welk moment controleert het college of de subsidies aan de gestelde voorwaarden hebben voldaan en definitief worden toegekend?

4. Zijn in 2018 en 2019 de toegezegde of verleende subsidies getoetst aan de voorwaarden voor het geldende jaar?

- Zo ja, zijn bij deze toetsing afwijkingen geconstateerd?Wat waren dit voor afwijkingen en wat is het gevolg geweest van het constateren van afwijkingen?

- Zo nee, waarom niet?

5. Kan het college aangeven op welk moment de Raad inzicht heeft in de definitieve verstrekking van de subsidies en kan weten of deze doelmatig en rechtmatig zijn geweest?

6. Hoe ingewikkeld (tijd en geld) is het om een transparant real-time register te maken, waarin inzichtelijk is wat status van subsidieverstrekking is: in aanvraag,

toegekend, getoetst, definitief toegekend? (of vergelijkbaar)?

Namens D66

Elze Woudstra

Antwoord

Het college beantwoordt de vragen als volgt:

  1. Het overzicht van verstrekte subsidies wordt achteraf als pdf op de website geplaatst. Op dit moment is slecht 2017 publiek toegankelijk. Hoe ziet het proces eruit om tot nieuwe publicatie op de website te komen? Wanneer wordt 2018 gepubliceerd?
    Het register 2018 is opgesteld en is later in 2019 op de website van Rijswijk geplaatst/ Er is een applicatie aangeschaft waarmee subsidies kunnen worden geregistreerd. Implementatie vindt nu plaats en zal naar verwachting medio 2020 operationeel worden. Er moeten namelijk tal van koppelingen worden gebouwd naar andere relevante applicaties en opleidingen gegeven worden. Daarom is het register 2018 later geplaatst toen bleek dat implementatie meer tijd nodig had. Subsidies voor 2020 worden dus niet via deze applicatie verwerkt maar conform het huidige proces. De subsidies voor 2021 die in 2020 worden uitgevraagd zullen eerst verwerkt worden met behulp van de nieuwe applicatie.
     
  2. Maakt het college een overzicht / register intern van verstrekte subsidies voor 2019?
    Ook voor 2019 zal na afloop van het boekjaar een overzicht ter beschikking komen en op de website van Rijswijk worden geplaatst. Zie voorts het antwoord op vraag 1.
     
  3. Op welke wijze en op welk moment controleert het college of de subsidies aan de gestelde voorwaarden hebben voldaan en definitief worden toegekend?
    In de verordening zijn termijnen, eisen en verplichtingen genoemd die gelden voor de ontvangers per subsidie. Dit geldt ook voor de afgegeven beschikking. Veelal vindt subsidievaststelling plaats op basis van toetsing van het jaarverslag en aan het besluit tot subsidieverlening, zoals bij respectievelijk budget- en normsubsidies. Eenmalige subsidies worden vastgesteld op basis van de werkelijke inkomsten en uitgaven. Voor waarderingssubsidies geldt dat deze bij verlening direct worden vastgesteld.   Het college heeft de bevoegdheid om de verleende subsidie te wijzigen of in te trekken als hieraan niet wordt voldaan. Dit geldt zowel voor de huidige als de nieuwe gewijzigde subsidieverordening.
     
  4. Zijn in 2018 en 2019 de toegezegde of verleende subsidies getoetst aan de voorwaarden voor het geldende jaar?
    Zo ja, zijn bij deze toetsing afwijkingen geconstateerd?
    Wat waren dit voor afwijkingen en wat is het gevolg geweest van het constateren van afwijkingen?
    Zo nee, waarom niet?
    Uiteraard geldt het antwoord gegeven onder vraag 3 ook hier. Bij de controle op de verleende subsidies worden de aangeleverde financiële gegevens getoetst aan de voorwaarden genoemd in de Algemene Subsidieverordening en worden de gerealiseerde activiteiten vergeleken met de activiteiten en voorwaarden die in de subsidiebeschikking zijn vastgelegd. Overigens zijn tot op heden geen afwijkingen gebleken waarbij opgemerkt wordt dat nog niet alle toetsen hebben plaatsgevonden omdat volgens de vigerende verordening vaststelling uiterlijk binnen 12 maanden na afloop van het betreffende subsidiejaar plaatsvindt. In gevallen dat er sprake is van onderbesteding, omdat niet alle activiteiten zijn uitgevoerd kan het teveel verstrekte bedrag teruggevorderd worden. Maar er kan ook sprake zijn van een subsidie waarbij bekostiging plaatsvindt op werkelijke aantallen en overschrijdingen worden gedekt door rijksfinanciën.
     
  5. Kan het college aangeven op welk moment de Raad inzicht heeft in de definitieve verstrekking van de subsidies en kan weten of deze doelmatig en rechtmatig zijn geweest?
    De raad krijgt inzicht wanneer  het college verantwoording aflegt door middel van gemeentelijke jaarstukken, vergezeld van het accountantsverslag. Mocht de accountant ter zake onrechtmatigheden constateren, dan wordt dit in het verslag van bevindingen opgenomen. Volgens de Financiële Verordening die op 17 december gewijzigd is, zullen instellingen die subsidies ontvangen groter dan € 100.000 een financieel verslag sturen naar het college. De wijziging houdt in dat deze verslagen voortaan ook naar de raad worden doorgestuurd.
     
  6. Hoe ingewikkeld (tijd en geld) is het om een transparant real-time register te maken, waarin inzichtelijk is wat status van subsidieverstrekking is: in aanvraag, toegekend, getoetst, definitief toegekend? (of vergelijkbaar)?
    Wanneer de aangeschafte applicatie voor subsidies operationeel is en actuele vulling plaats vindt, dan is het technisch goed mogelijk om daarmee goede overzichten te genereren. Zie voorts het antwoord op vraag 1.

Burgemeester en wethouders,
de secretaris,                                                              de burgemeester,

drs. M. Middendorp MPC                                             drs. M.J. Bezuijen

Politieke partij

D66