De belangrijkste taak van de griffie is de gemeenteraad in brede zin te ondersteunen. Zo zorgen de griffiemedewerkers ervoor dat vergaderingen van de fora en gemeenteraad in goede banen worden geleid. In overleg met het presidium stellen zij de agenda’s voor de vergaderingen op. Zij adviseren de raad, presidium, commissies, fora en de afzonderlijke leden.

De griffie valt direct onder de gemeenteraad. De griffie werkt nauw samen met Bestuurlijke Procesondersteuning (BPO) om de voorbereiding van het besluitvormingsproces zo goed mogelijk voor te bereiden.

Taken van de griffie

De algemene opdracht aan de griffie valt uiteen in de volgende taken:

• Voorbereiding, begeleiding en “follow up” van vergaderingen van raadscommissies, fora, presidium en de raad;
• Ondersteuning en advisering van de griffier, de burgemeester en de voorzitters van de fora in hun hoedanigheid van respectievelijk secretaris en voorzitter van de raad en de raadscommissies en fora;
• ondersteuning bieden in contacten tussen de raad en burgers;
• ondersteuning van individuele raadsleden;
• beheer/beheersen van informatiestromen van en naar bestuursorganen;
• toezicht op procedures, initiatief tot en medewerking aan wijziging van procedures;
• voorlichting rond de raad, raadscommissies, fora en de betreffende vergaderingen, alsmede het verzorgen van het representatie- en communicatiebeleid van de raad en zijn onderdelen;
• het op basis van gemeentelijke regelgeving en rijksregelingen (doen) uitbetalen van vergoedingen en tegemoetkomingen aan raadsleden, fracties, fractievertegenwoordigers en voormalige raadsleden;
• ondersteuning verlenen bij bijzondere instrumenten van de raad als het burgerinitiatief en enquête;
• contacten onderhouden met de Rijswijkse Rekenkamer.

In de werkplannen van de griffie worden deze taken jaarlijks uitgewerkt, en in een jaarplan aan de werkgeverscommissie voorgelegd.

Na afloop van ieder jaar stelt de griffie een Jaarverslag op. 

Bij wie moet u zijn?

De griffie is een kleine organisatie. De raadsgriffier wordt benoemd door de gemeenteraad en staat aan het hoofd van de griffie. De raadsgriffier is de eerste adviseur van de gemeenteraad. De griffier woont alle raadsvergaderingen bij en geeft leiding aan de griffie, het ambtelijk apparaat van de gemeenteraad.

U kunt bij de griffie terecht met al uw vragen over de gemeenteraad,  de vergaderingen, burgerparticipatie enzovoort. Ook de post voor de gemeenteraadsleden kunt u sturen aan de griffie. Uiteraard is het ook mogelijk om een brief of een e-mail naar afzonderlijke fracties of raadsleden te sturen.

Heeft u vragen over de behandeling van een raadsvoorstel of over andere raadsaangelegenheden, dan kunt u contact opnemen met de griffie via griffie@rijswijk.nl, of met een van de griffiemedewerkers.