Bestuurssecretaresse

Je maakt in de functie van bestuurssecretaresse onderdeel uit van het team Bestuurssecretariaat. Dit team van 6 medewerkers maakt deel uit van het domein Bedrijfsvoering. Wij zijn op zoek naar 2 nieuwe collega’s.

Solliciteer naar deze vacature

Jouw opdracht
In je rol van bestuurssecretaresse ben je samen met je collega’s verantwoordelijk voor een optimale secretariële ondersteuning van burgemeester, wethouders en een deel van het management. De werkzaamheden bestaan onder andere uit de volgende taken:

  • Het sturen van uitnodigingen, opstellen van agenda’s, het maken van verslagen en het bewaken van actiepunten van vergaderingen en bijeenkomsten;
  • Het maken van afspraken en het beheren van agenda’s;
  • Helpen bij het opzetten van besluitvormingsprocessen en het bewaken van de voortgang ervan;
  • Opstellen van brieven en andere vormen van correspondentie;
  • Het in goede banen leiden van alle informatiestromen (mail, post, telefoon, etc.);
  • Het bewaken van acties en de planning;
  • Het organiseren en faciliteren van vergaderingen;
  • Het ontvangen van bezoekers.

Functie-eisen
Je hebt een MBO werk- en denkniveau. Daarbij heb je tenminste 2 jaar werkervaring als secretaresse op het niveau van bestuur en/of directie. Ervaring in het werken voor een gemeentelijke organisatie is gewenst.
Je hebt goede communicatieve vaardigheden, in woord en op schrift. Je bent klantgericht, oplossingsgericht, flexibel en betrokken. Jij bent positief ingesteld, rustig maar wel gedreven. Je bent stressbestendig, betrouwbaar, accuraat, enthousiast en je hebt een frisse blik.

Verder vinden wij het van belang dat je beschikt over de competenties die aansluiten op onze gemeentelijke kernwaarden: Samenwerking, Resultaatgericht, Ondernemerschap en Transparantie

Ons aanbod

  • Een functie van 28-36 uur per week (in gezamenlijk overleg overeen te komen) voor de secretariële ondersteuning van burgemeester en wethouders;
  • Bruto maandsalaris: maximaal € 2986 (afhankelijk van werkervaring en opleiding op basis van 36 uur per week; functieschaal 7);
  • Een tijdelijk contract met uitzicht op een vast dienstverband;
  • Een uitdagende en inspirerende functie;
  • Een professionele, klantgerichte werkomgeving waarin veel ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling;
  • Een informele werksfeer;
  • Secundaire arbeidsvoorwaarden: Individueel Keuzebudget, vitaliteitsbudget, vorming en opleiding, ADV-opbouw, generatiepact, mogelijkheid van thuiswerken voor zover dat past binnen de werkzaamheden, devices (iPhone + keuze uit een iPad of (mini)laptop).
  • We laten je snel ‘thuis’ voelen door een compleet speciaal voor jou opgesteld introductieprogramma.

Wie zijn wij
Rijswijk is een groeigemeente in de directe nabijheid van grote steden als Den Haag en Delft, maar koestert zijn eigenheid. De stad is modern én historisch maar ook druk én rustig, grijs én groen. Rijswijk biedt een interessante werkomgeving in het ‘stedelijke hart’ van de Randstad. Rijswijk heeft een overzichtelijke schaal met veel dynamiek en complexe stedelijke opgaven. Ideaal om je werkervaring te verdiepen én te verbreden.

In de gemeentelijke organisatie werken ongeveer 430 medewerkers in 35 verschillende teams, verdeeld over vijf domeinen. We werken op basis van eigen verantwoordelijkheid, vertrouwen en goed opdrachtgever- en opdrachtnemerschap. Dit biedt de kans om nauw samen te werken aan het realiseren van (maatschappelijke) doelen. Het gaat daarbij vooral om het behalen van resultaat, waarbij flexibiliteit en creativiteit belangrijke eigenschappen zijn.

Meer informatie
Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met John Weijgertse: 06 - 539 188 74.
Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure: Jessica Moleveld (Medewerker HRM): 14 070. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Geïnteresseerd? 
Word je bij het lezen enthousiast over deze functie en voldoe je aan de bovenstaande beschrijving? Ben jij de collega die we zoeken? Solliciteer dan voor 24 mei 2019 via de sollicitatiebutton of mail je brief en CV naar stadhuis@rijswijk.nl, onder vermelding van vacaturenummer DS 1917.

Ten slotte
De selectieprocedure bestaat uit maximaal twee gesprekken. Deze worden gepland in de periode van 27 mei tot en met 7 juni 2019.