Bestuurssecretaresse

"Als bestuurssecretaresse lever je optimale secretariële ondersteuning aan de burgemeester, wethouders en de gemeentesecretaris in een dynamische werkomgeving."

Wat ga je doen?

Als Bestuurssecretaresse ben je samen met je collega’s verantwoordelijk voor een optimale secretariële ondersteuning van burgemeester, wethouders en de gemeentesecretaris/algemeen directeur. Dit is een dynamische werkomgeving. Daardoor heb je afwisselende werkdagen en zul je je beslist niet vervelen. Je gebruikt diverse systemen, zoals Corsa en iBABS en applicaties van Office 365, zoals Word, Outlook, Teams en Excel.

Jouw hoofdtaken bestaan uit het: 

• Organiseren en faciliteren van vergaderingen;
• Maken van verslagen en het bewaken van actiepunten van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Maken van afspraken en het beheren van agenda’s;
• Helpen bij het opzetten van besluitvormingsprocessen en het bewaken van de voortgang ervan;
• Opstellen van brieven en andere vormen van correspondentie;
• In goede banen leiden van alle informatiestromen (mail, post, telefoon, etc.);
• Ontvangen van bezoekers.

Jouw team

Wij werken met ongeveer 600 medewerkers verdeeld over 35 teams in 5 domeinen voor Rijswijk. Jij komt te werken in team Bestuurssecretariaat, dat onderdeel is van de Directie. Het team bestaat in totaal uit 6 bestuurssecretaresses, die binnen een gezellige collegiale sfeer samenwerken aan de ondersteuning van het college en de gemeentesecretaris.
Wil je werken in het dynamische hart van de organisatie en een verbindende schakel zijn tussen bestuur en organisatie? Dan is het Bestuurssecretariaat jouw ideale werkplek.

Wie ben jij?

Je kunt je werk als Bestuurssecretaresse goed én met plezier doen als je voldoet aan dit profiel:

➡️       MBO+/HBO werk- en denkniveau (richting secretarieel-administratief of officemanagement)       

➡️       Goede communicatieve vaardigheden en organiserend vermogen        

➡️       Ervaring als bestuurs- of directiesecretaresse is een pré, maar zeker geen must        

➡️       Kennis van Outlook en Teams is een pré      

➡️       Klantgericht, oplossings- en resultaatgericht en flexibel

➡️       Jij blijft positief, accuraat en integer ook in onverwachte situaties

Ons aanbod

• Een uitdagende functie voor 24 uur per week en een bruto maandsalaris van maximaal € 4.464,- (o.b.v. 36 uur per week); dit komt overeen met functieschaal 8;
• Een jaarcontract met de intentie om bij ons in vaste dienst te komen werken;
• Een vitaliteitsbudget en een individueel keuzebudget voor verschillende doelen naar jouw keuze;
• Flexibiliteit om te werken waar je nodig bent en waar jij dat wil.

Groei met ons mee! 

Onze stad groeit. Er komen steeds meer inwoners bij. Ons dienstenpakket wordt groter en veranderingen gaan steeds sneller. Hierdoor zijn wij als organisatie volop in beweging. Jouw ideeën en kennis kunnen we hierbij goed gebruiken. 

In onze organisatie:
✅ Ben jij welkom met jouw ideeën en kennis
✅ Stimuleren wij een inclusieve (werk)cultuur
✅ Krijg je ruimte om je persoonlijk en professioneel verder te ontwikkelen

Lees hier wat onze collega’s zelf vertellen over onze gemeente:  https://www.rijswijk.nl/boegbeelden 

Interesse?

Voor meer informatie over deze vacature en de sollicitatieprocedure kun je bellen naar teammanager Erik Bontenbal.
Wil je meer weten over de inhoud van de werkzaamheden, dan kan je bellen met Anita Juffermans (Coördinator Bestuurssecretariaat en secretaresse van burgemeester Sahin). Beiden zijn te bereiken via telefoonnummer 14 070. De sluitingsdatum is in principe 2 december, maar hebben we echter eerder een geschikte kandidaat gevonden dan sluit de reactietermijn eerder.

Is dit de functie die bij je past? Solliciteer zo snel mogelijk via de sollicitatiebutton.